你會花多久時間做會議前的準備呢？

以前拜訪外部客戶之前，我都會花點時間搜尋一下對方公司的動態。最近看到有人分享 Perplexity 的隱藏用法，把它和 Google 日曆串接起來，變成自動化的「會議準備情報員」。

我研究了作法，搭配 Perplexity 的任務功能，只要設定一次，就可以是一個小小的自動化機制，這套機制可以：

把高手工作法，做成你的 AI 工作分身

年度會員｜NT$3,299／年 定價 NT$12,000

自動掃描行程： 每週五自動掃描 Google Calendar，找出下週一到週五所有標題中包含「拜訪」的會議。

整理「拜訪備忘錄」： 針對每一場符合條件的會議，整理出詳細的情報，並寄送到信箱。

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事前準備：你需要什麼？

1. Perplexity Pro 帳號 （免費版通常有使用限制，Pro 版效果最佳）。
2. Google 帳號 （用於日曆與郵件）

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第一步：在 Google 日曆統一「行程標題」

為了讓 AI 能夠精準識別哪些是需要準備資料的「客戶會議」，我們需要建立一個統一的命名規則。

1. 設定標題格式： 建議統一使用 【拜訪_客戶名 + 目的】 的格式（例如：【拜訪_某某科技 + 季度提案】）。

2. 小技巧： 在建立行程時，將對方的 Email 加入「邀請對象」。這能幫助 Perplexity 更準確地辨識對方的網域和公司資訊。

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第二步：在 Perplexity 開啟 Connector

接下來，我們需要授權 Perplexity 讀取你的Google日曆。

  1. 登入 Perplexity，點擊左下角的頭像。

  2. 在選單中選擇 「連接器」(Connectors)（或顯示為「設定」中的連結選項）。

  3. 找到 "Gmail with Calendar" 的選項，點選 「啟用」(Connect)。

  4. 依照指示登入你的 Google 帳號並完成授權。

授權後檢查： 回到 Perplexity 首頁的對話框，看左下角是否有「📅 Calendars」和「📧 Gmail」的圖示，代表連接成功。

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第三步：輸入指令並建立「每週自動任務」

這是最關鍵的一步。我們需要告訴 AI 具體要做什麼，並設定成固定排程。

1. 在 Perplexity 對話框輸入以下提示詞

Role: 你是一位幫我管理商務日程的 AI 助理。

Task: 請掃描我的 Google Calendar，檢查台灣時間「下週一到週五」的所有行程，找出標題含「拜訪」的會議。上面會有拜訪公司的名稱和會議目的。

Output: 對每一場符合的會議，請整理出：

  • 公司與產業背景 (2-3 句話)
  • 近期重要新聞 (找找有沒有剛發布的產品或異動)
  • 破冰話題 (基於與會者背景)
  • 關鍵提問 (建議我可以問的 5 個策略性問題)
    請以「每場會議一個小節」呈現，最後給我一個「本週準備優先順序」的總結。

2. 測試與建立任務： 輸入後先讓 AI 跑一次，確認輸出的成果是你滿意的。如果滿意，點擊對話框上方的選單（三個點點那裡），叫出 「創建任務」(Create Task) 按鈕。

  1. 設定自動化時間： 在跳出的設定視窗中，將日程安排設為：
    頻率： Weekly (每週)
    時間： Friday (週五)
    時刻： 8:00 AM

設定完成後，Perplexity 就會化身為你的專屬秘書，在每週五早上八點自動執行這個指令。以後想要修改的話，可以回到Perplexity，點擊左下角的頭像，找到「任務」這裡做編輯或停用。

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